Pracować efektywnie, realizować wiele zadań, podejmować wiele wyzwań, być kreatywnym i zaangażowanym. Jak to wszystko połączyć i panować nad tym? I jak w tym wszystkim zachować work-life balance? 

PLANOWANIE

Przede wszystkim trzeba planować. Według ekspertów minuta planowania to 10 minut zaoszczędzonej pracy. Jeśli na planowanie poświęcisz 12 minut, zaoszczędzisz 120 minut dziennie, czyli 2 godziny! Ale jak zaplanować dzień pracy? Według zasady 60:40. Planuj nie więcej niż 60% czasu. Pozostałe 40% zostaw na sytuacje nieoczekiwane i działania spontaniczne jak np. telefony, kurier, pogawędki czy zmiana toneru w drukarce. Jeśli pracujesz 8 godzin, to czas na zaplanowane zadania wynosi niecałe 5 godzin.  

LISTY

Aby wiedzieć za co się zabrać, warto tworzyć listy. Pisz jak Ci wygodnie - na kartce  papieru, w notesie, w kalendarzu czy na komputerze. Są nawet specjalne aplikacje do tworzenia list (Todoist, Google Keep, Wunderlist, Any.DO, Color checklist, Asana, Nozbe). Listę najlepiej zrobić rano lub wieczorem dnia poprzedniego. Wypisz najważniejsze lub najpilniejsze zadania do zrobienia na dziś i wybierz tylko 3 rzeczy. Dlaczego tylko 3? Zaplanuj ile czasu poświęcisz na każde zadanie i dodaj do każdego dodatkowy czas według zasady 60:40. Przygotowanie prezentacji zajmie Ci 2 godziny? Dodaj 40% na sytuacje nieoczekiwane - czas na zadanie wynosi 2 godziny 48 minut. 

A co z pozostałymi wypisanymi punktami? Stanowią one listę zadań drugorzędnych (5-6 zadań) – możesz je wykonać, gdy zrealizujesz zadania z listy 3 rzeczy. One są twoim priorytetem. W ocenie, które zadania są ważne pomoże Matryca Eisenhowera. Dzielimy w niej zadania na ważne i nieważne, pilne i niepilne. 

• Ważne i pilne to zadania, które trzeba wykonać od razu i najlepiej osobiście. To sprawy o znaczeniu strategicznym, wymagają natychmiastowego działania, mają określony termin realizacji. 
• Ważne i niepilne sprawy mogą poczekać, nie mają terminu (warto go zaplanować) lub jest on bardzo odległy. 
• Pilne i nieważne zadania trzeba wykonać od razu, lecz zazwyczaj są to zadania od innych i pomagają w realizacji ich celów, nie naszych. Co można zrobić z takimi zadaniami?
  • deleguj, jeśli to możliwe,
  • stosuj zasadę 2 minut (jeśli zajmie Ci coś 2 minuty, zrób to od razu. Wytłumaczenie komuś polecenia może zająć Ci więcej niż 2 minuty)
  • lub powiedz "nie" i zrezygnuj.  
• Niepilne i nieważne to zadania nie warte wysiłku, pożeracze czasu, najlepiej je usunąć lub ograniczyć. 

Wracając do list, warto spisywać wszystkie zadania do wykonania, otwarte sprawy, niedokończone rzeczy. Rób listy oczekiwań od innych tzw. lista „czekam na”. Kto i kiedy ma Ci coś dostarczyć (schemat: kto – co – na kiedy). Na koniec dnia podsumuj, co udało się wykonać. Największa satysfakcja przychodzi w momencie, gdy wykreślasz wykonane zadanie. Można też tworzyć listę na cały tydzień. Rozpisz harmonogram działań, wyznacz konkretne dni na zadania i nie przekraczaj liczby 3 rzeczy dziennie. 

MAŁE KROKI

Jak zacząć zadanie? Najprościej jak się da. Pomyśl o pierwszym kroku, jaki musisz podjąć, aby zacząć. Jeśli masz problem z ustaleniem kolejności działań, zacznij od końca. Ustal jaki ma być koniec, co powinno wydarzyć się wcześniej, jeszcze wcześniej, aż dojdziesz do początku. 
Duże zadania dziel na mniejsze. Wypisz kroki, jakie trzeba wykonać, rozplanuj je w czasie i zapisz w kalendarzu. Zadania najtrudniejsze czy wymagające najlepiej planować na początek dnia. Aby skupić się na zadaniu, warto zmienić przestrzeń - pracować w innym pokoju, gdzie nikt nam nie przeszkadza. 
Pracę dziel na grupy powiązanych ze sobą zadań - maile, spotkania, zadania łatwe i szybkie, wymagające.
Korzystaj z szablonów. Jeśli przygotowujesz co tydzień podobny dokument – zainwestuj czas i przygotuj szablon.
Zrób też listy kontrolne. Wykonujesz daną czynność zawsze w taki sam sposób? Spisz w punktach co robisz po kolei i sprawdzaj czy zrealizowałeś/aś wszystkie. 

JEDNO ZADANIE

Przeskakiwanie z jednego zadania do drugiego obniża koncentrację, wydajność, wytrąca z równowagi. W efekcie niczego nie robimy dobrze, do końca, wydłużamy czas realizacji zadań i przeciążamy mózg. Robienie wielu zadań naraz, zużywa dużo więcej energii, niż robienie ich po kolei. Wprowadź zasadę  "jedno zadanie naraz" - całą uwagę, energię i czas poświęć na jedno zadanie. Oczywiście czasem wyskoczy coś pilniejszego, ale wtedy też skup się na tej czynności i wykonaj ją do końca. Stosuj zasadę jednego podejścia - zajmij się tym, zakończ i zapomnij. Otwierasz maila, czytasz i odpowiadasz od razu. Jeśli nie opisujesz, bo musisz się zastanowić, zapisz sobie, że musisz to zrobić później. Koncentracja na jednym zadaniu zwiększa produktywność, kreatywność, jesteśmy bardziej uważni i spokojni. Co więcej, zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu. 

W koncentracji na jednym zadaniu pomoże Technika Pomodoro. Metoda ta polega na wykonywaniu zadania w skupieniu przez 25 minut, po czym następuje 5 minut przerwy. Przerwa powinna być oderwaniem od miejsca pracy - nie siedź przed komputerem, przejdź się, oderwij od biurka, zrób gimnastykę, ćwiczenia oddechowe. Po 4 cyklach po 25 minut robimy 15-minutową przerwę. Długość czasu wykonywania zadań jest umowny - trzeba go dostosować do swoich potrzeb. Może to być 50 minut pracy i 10 minut przerwy czy  90 minut na 20 minut.

Jak skupić się na zadaniu? Uporządkuj miejsce pracy. Nie sprawdzaj ciągle poczty. Możesz wyznaczyć pory dnia i robić to 2 razy dziennie. Pozbądź się rozpraszaczy, takich jak: radio, telefon, maile, powiadomienia z facebooka. 

WYSTARCZAJĄCO DOBRZE

Czy zawsze myślisz, że możesz zrobić jeszcze lepszą prezentację, dopracować tekst i wciąż coś poprawiasz? Za każdym razem, gdy chcesz coś jeszcze zmienić i udoskonalić, spytaj siebie, czy nie jest już wystarczająco dobre. Zamiast robić idealnie, rób wystarczająco dobrze. Potrzeba robienia wszystkiego w sposób doskonały jest niemożliwa do zaspokojenia. Warto zrezygnować z perfekcjonizmu i wykonywania wszystkiego na 100%, pozbyć się nadmiernych ambicji i obniżyć swoje wymagania. To my sami stawiamy sobie często zbyt wysoką poprzeczkę. Duże zaangażowanie i pracowitość to zalety. Jednak przestają nimi być, gdy pracujemy ponad nasze możliwości i siły. Nie można pracować cały czas na najwyższych obrotach. Jest to fizycznie niemożliwe. Trzeba odpoczywać i regenerować się. Nawet kilkunastominutowe przerwy poprawiają jakość naszej pracy i samopoczucie. Staraj się nie przynosić pracy do domu, a najlepiej po prostu jej nie przynoś. Jeśli po powrocie myślisz o pracy, to ciągle w niej jesteś i wcale nie odpoczywasz.  

RÓWNOWAGA

W tym wszystkim trzeba zachować work-life balance. Czyli co? Coś co musimy osiągnąć każdego dnia po równo? Nie da się podzielić życia na pół i rozpisać w tabelce: tu work, tu life. Między pracą a życiem prywatnym przechodzi elastyczna granica. Życie nie musi być idealnie zbilansowane, nie warto się męczyć, próbując osiągnąć równowagę. Czasem działasz na wysokich obrotach, by potem zwolnić tempo. Ciężka praca ma określony cel i konkretny termin i nie będzie trwała wiecznie. Jeśli masz projekt do rozliczenia – skup się na tym teraz, masz określony termin. Zostajesz czasem dłużej w pracy lub pracujesz w weekend. Po zakończeniu odpocznij, poświęć czas sobie i rodzinie, weź wolne, podładuj baterie i nie rzucaj się w nowy projekt. 

Bierzesz na siebie zbyt wiele? Nie musisz. Nie bój się, że jeśli nie będziesz angażować się we wszystko, przestaniesz być ważny, coś Cię ominie. Nie musisz robić wszystkiego. Bądź asertywny – nie zgadzaj się na wszystko. Uprzejmie odmawiaj uczestnictwa we wszystkich zadaniach. Odrzucaj propozycje zrobienia czegoś, do czego nie masz przekonania lub nie masz ochoty tego robić. Warto czasem odpuścić. Doba ma tylko 24 godziny, a musisz mieć czas na ładowanie akumulatorów. Odpoczynek pozwala zregenerować się i potem robisz wszystko efektywniej i produktywniej. Ważne, żeby odpoczynek różnił się od zajęcia w pracy. Siedzisz 8 godzin przed komputerem? Odstaw elektronikę, idź na spacer. 

Kieruj swoją energię na to, co ważne. A nie wszystko jest tak samo ważne. Rób właściwe rzeczy – nie chodzi o to, by zrobić więcej, tylko o to, by robić właściwe rzeczy. Pracuj ciężko nad rzeczami, które wiele dla ciebie znaczą, które oznaczają życie zgodne z twoimi wartościami.