Podczas webinarium rozmawialiśmy o procedurach i dokumentach w Bibliotece, tych obowiązkowych i tych najbardziej przydatnych. Starałam się przekazać własne doświadczenia i spostrzeżenia na temat tego, jak z tymi dokumentami pracować tak, aby jak najlepiej służyły realizowanej wizji, zespołowi Biblioteki i użytkownikom.

Nagranie webinarium dostępne jest tutaj:

https://www.youtube.com/watch?v=na8TbT0IJ8E

Odpowiedzi na pytania z czatu:

1. Czy jeśli jest strategia biblioteki, to też musi być program działania (dyrektora)?

Program działania Biblioteki, o którym mówiłam podczas webinarium, jest wymogiem Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. 1991 Nr 114 poz. 493 z późniejszymi zmianami):

Organizator przed powołaniem dyrektora zawiera z nim odrębną umowę w formie pisemnej, w której strony określają warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania. Umowa wchodzi wżycie z dniem powołania dyrektora. Odmowa zawarcia umowy przez kandydata na stanowisko dyrektora powoduje jego niepowołanie na to stanowisko.

5a.Program, o którym mowa w ust.5, podaje do publicznej wiadomości w terminie 7dni od dnia powołania dyrektora instytucji kultury:

• organizator na swojej stronie podmiotowej w Biuletynie Informacji Publicznej lub
• instytucja kultury na swojej stronie internetowej. (Art. 15. 5, 5a.)

2. Czy w Regulaminie organizacyjnym powinna być struktura biblioteki - działy, a jeśli nie w r.o. to w jakim dokumencie powinny być opisane?

Zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej Organizację wewnętrzną instytucji kultury określa regulamin organizacyjny nadawany przez dyrektora tej instytucji (Art. 13.3).

Odpowiadając na to pytanie posiłkuję się opracowaniem Vademecum dyrektora instytucji kultury, Gawrońska-Baran et all., wyd. 2, Warszawa 2019:

Regulamin organizacyjny powinien przede wszystkim zawierać schemat organizacyjny instytucji kultury i określać komórki organizacyjne (jeśli takowe będą), stanowiska pracy i ich hierarchię, kwestię zastępstw, liczbę etatów wymaganych do prawidłowego funkcjonowania instytucji kultury (wyr. WSA we Wrocławiu z 5.3.2008, III SA/Wr 632/07, Legalis)

Myślę, że opracowując własny Regulamin organizacyjny należy przede wszystkim brać pod uwagę wielkość i specyfikę Biblioteki. Warto też zainspirować się sprawdzonymi dokumentami z innych bibliotek.

3. Jak powinna wyglądać opinia organizatora o regulaminie organizacyjnym? Czy ma być w formie pisemnej?

Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie definiuje, jak powinna wyglądać ta opinia, natomiast nakazuje wymóg zasięgnięcia opinii organizatora oraz opinii działających w niej (instytucji kultury) organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców (Art. 13.3).

W związku z tym, że jest to wymóg ustawowy wydaje mi się, że dla udowodnienia jego spełnienia należy mieć tę opinię na piśmie, chociażby w postaci podpisanej przez organizatora lub osobę przez niego upoważnioną, adnotacji „opiniuję pozytywnie”.

4. Czy regulamin wydarzeń wprowadzamy zarządzeniem dyrektora? Czy plan pracy musi być wprowadzony zarządzeniem?

Przyjmuję, że zasady przyjmowania przepisów wewnętrznych powinien określać regulamin organizacyjny. Dla przykładu cytuję odpowiedni punkt Regulaminu organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaśle:

Dyrektor wydaje przepisy wewnętrzne w formie zarządzeń, pism, instrukcji, w celu zapewnienia wykonania zadań określonych w aktach prawnych, a także w celu ukierunkowania działalności podległych jednostek.

W związku z tym uważam za stosowne najważniejsze dokumenty przyjmować właśnie zarządzeniem. Zastrzegam jednak, że nie jestem teoretyczką prawa, w tego typu kwestiach posiłkuję się wiedzą ze szkoleń oraz doświadczeniem i dobrymi praktykami z innych bibliotek.
Powodzenia!

Dorota Woźnica


Webinarium jest realizowane w ramach Programu Rozwoju Bibliotek. Program wspiera tysiące bibliotek publicznych w całej Polsce w pełnieniu roli lokalnych centrów aktywności społecznej. W takich placówkach ludzie spędzają czas, rozwijają swoje zainteresowania, zdobywają nowe umiejętności i wspólnie działają. Program Rozwoju Bibliotek to przedsięwzięcie Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności prowadzone przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. W latach 2009-2015 było realizowane w ramach partnerstwa z Fundacją Billa i Melindy Gatesów.