• Artykuł
  • PUBLIKACJA: 28.05.2020
  • EDYCJA: 30.11.-0001
  • 0 
Internetowe narzędzia w pracy z grupą

CZY MNIE SŁYCHAĆ?


Nowa sytuacja, w której obecnie żyjemy, wymusiła na wszystkich dużą liczbę zmian w naszych sposobach codziennego funkcjonowania. Jedne aspekty rzeczywistości zostały zmienione całkowicie, dosłownie wywrócone do góry nogami, ale w innych jedynie uległy przyspieszeniu procesy, które przebiegały już od kilku lat, a nie były do tej pory, aż tak powszechnie widoczne.

W przypadku zdalnych połączeń konferencyjnych ich sukces w obliczu ograniczenia społecznych kontaktów okazał się tak wielki, że stały się narzędziem powszechnym i codziennym, wkraczając  z jednej strony do strefy memów, z drugiej do kilku opracowań kultury popularnej. Oczywiście historia i wykorzystanie połączeń konferencyjnych sięga czasów przedinternetowych i dominacji telefonów stacjonarnych, ale nigdy nie spotkało ich rozwoju takie przyspieszenie i upowszechnienie jak dziś. Przy tak gwałtownym rozwoju połączeń konferencyjnych mówi się już coraz głośniej o zmianach strategii wielu firm (szczególnie tych rozproszonych w wielu oddziałach), rezygnacji z oddziałów stacjonarnych czy zmianach w edukacji, idących w kierunku formy określanej roboczo edukacją hybrydową. Uczynienie z połączeń konferencyjnych tak istotnego i często używanego narzędzia z jednej strony otwiera wiele niedostępnych w inny sposób możliwości, z drugiej stawia kilka wyzwań, tym samym wymuszając na ich użytkownikach konieczność ich poznania. Choć tytuł internetowe narzędzia pracy z grupą jest dość szeroki i zawiera w sobie również choćby narzędzia do zarządzania projektami (jak Asana i Nozbee) czy narzędzia do pracy kreatywnej, chciałbym skupić się na właśnie tych często używanych, a czasami trochę nieznanych narzędziach do połączeń telekonferencyjnych.

Starzy wyjadacze i nowi gracze


Na samym początku zaznaczyć trzeba, że decydowanie łatwiej opisywać narzędzia, które po prostu są. W przypadku niesamowitego rozwoju programów do telekonferencji niestety funkcja dziś niedostępna - jutro może być już dodana. Co więcej dziś nieistniejące rozwiązanie może zostać przedstawione i natychmiast cieszyć się dużą popularnością. Sytuacja jest wyjątkowo płynna, a poniżej znaleźć można stan na koniec maja.

Do tej pory niekwestionowanym królem połączeń internetowych był progam Skype, który nieraz łagodził trudy rozłąki rodziną na emigracji. Dziś w rękach firmy Microsoft, w Polsce bardziej kojarzy się właśnie z rodzinnymi połączeniami niż z profesjonalnym wykorzystaniem. Może jednak dlatego, że tak dobrze znany, często używany w zastosowaniach edukacyjnych. Plusem jest również to, że wiele osób posiada go zainstalowanego na swoim komputerze i ma utworzone tam konto.

Zoom, nowy król połączeń internetowych. Stworzony przez Chińczyka mieszkającego w Stanach Zjednoczonych (to ważne o czym zaraz) program zyskał przychylność milionów użytkowników swoją prostotą. Nawet osoby obawiające się nowych technologii z łatwością radziły sobie z Zoomem. Ze względu na dużą ilość doniesień o lukach bezpieczeństwa, obecnie na cenzurowanym, jeśli chodzi o zastosowania profesjonalne.

Webex, cichy faworyt wielu osób, szczególnie wśród osób powiązanych z informatyką. Webex należy do firmy Cisco, pioniera połączeń telekonferencyjnych, w czasach, kiedy trzeba było wdzwaniać się na nie telefonem stacjonarnym. Webex nie jest zbyt popularnym rozwiązaniem (przynajmniej na tle innych), ale nie można odmówić mu solidności.

Microsoft Teams to narzędzie zawierajace w sobie zdecydowane więcej możliwości do komunikacji i zarządzania pracą w grupie. Jednak jednym z jego składników jest narzędzie do telekonferencji. Ze względu na fakt, że autorem tego rozwiązania jest firma Microsoft, a Microsoft Teams wchodzi w skład pakietu Microsoft Office 365 nietrudno ocenić, że jest ono rozwiązaniem dość popularnym i mocno promowanym.

Google Meet, czyli poprawiona i bardziej rozbudowana wersja Google Hangouts, czyli narzędzia dostępnego wraz z każdym kontem pocztowym Gmail. Choć posiada duże wsparcie w postaci gigantycznej organizacji, jaką jest Google wydaje się nie cieszyć proporcjonalną popularnością.

Najświeższym rozwiązaniem jest Messenger Rooms, czyli „pokoje” w jednym z najpopularniejszych komunikatorów internetowych. Usługa Rooms bazuje na technologii połączeń grupowych aplikacji What’s App i to w pewien sposób określa jej specyfikę. Messenger Rooms jest skierowany bardziej do użytkowników prywatnych i do połączeń ze znajomymi czy rodziną niż zastosowań profesjonalnych.

BEZPIECZEŃSTWO


Połączenia konferencyjne zasłynęły między innymi doniesieniami medialnymi o nieprzyjemnych zdarzeniach, do których miało dochodzić na lekcjach prowadzonych online. Kwestie bezpieczeństwa związane z połączeniami można podzielić na dwa rodzaje: funkcje programów, których ustawienie zależy od użytkownika i które wpływają na bezpieczeństwo oraz kwestie technologiczne (kod programu, przesył danych i inne) na które użytkownik nie ma wpływu.

Zacznijmy od tych od nas niezależnych. Przełamanie zabezpieczeń w oprogramowaniu czy przejęcie transmisji danych może być zagrożeniem dla dużych firm, natomiast dla pozostałych nie stanowią większego problemu ze względu na nieproporcjonalnie duży wysiłek, aby pozyskać mało atrakcyjne dane. Podobnie ma się rzecz co do przekazywania danych przez właścicieli oprogramowania osobom trzecim. Choć zagrożenie przekazania przez twórców Zooma (przypominam jest nim obywatel Chin) danych z konferencji rządowi chińskiemu być może jest duże, raczej nie dotyczy naszych organizacji.

O wiele ważniejsze jest bezpieczeństwo połączeń zależne od użytkowników. Wchodzą w grę tutaj dwie kwestie - kto wchodzi na nasze spotkanie i co może na nim zrobić. Pierwsza sprawa rozwiązana jest na dwa sposoby. Nieliczne narzędzia wymuszają na użytkownikach założenie konta. Wtedy kontrola nad uczestnikami spotkania jest największa, ponieważ możemy na nie zaprosić określoną grupę osób. Jeśli jednak program do telekonferencji nie wymusza założenia konta lub nie wiemy jaki konkretnie skład grupy ma pojawić się na spotkaniu (np. spotkanie jest otwarte) korzystamy z przesyłania odnośnika do naszego spotkania. Niestety w przypadku takiego zaproszenia na spotkanie w postaci linka nie wiemy czy nie zostanie ono udostępnione osobom trzecim. W takiej sytuacji możemy korzystać z opcji poczekalni (lobby), gdzie widzimy zaproszone osoby i możemy je przefiltrować.

Jeśli wszystkie te zabezpieczenia zawiodą (np. spotkanie otwarte, nie ma listy konkretnych uczestników) musimy sięgnąć po drugi rodzaj zabezpieczenia, czyli ograniczyć możliwość działania. Te ograniczenia opierają się na wyłączeniu możliwości zmiany ustawień spotkania, udostępniania własnych treści, wyciszaniu głosu, moderacji lub wyłączeniu czatu. Organizując każde spotkanie na odległość musimy upewnić się, że wszystkie uprawnienia do zmian ustawień należą tylko do organizatora lub do wyznaczonego prezentera. Generalnie można powiedzieć, że im szersze i mniej znane nam grono uczestników, tym mniej uprawnień powinni mieć uczestnicy. W przypadku jakichkolwiek problemów możemy również usunąć uczestnika do poczekalni (lobby) lub usunąć go ze spotkania, ostatecznie zakończyć spotkanie.

FUNKCJE UŻYTKOWE


Większość programów w związku z dużą rywalizacją na rynku posiada zbliżone funkcje, ale tego powinniśmy szukać w skutecznym i wygodnym programie do telekonferencji:

  • jak największa liczba uczestników widocznych naraz na ekranie;
  • udostępnianie ekranu, ale nie tylko pełne, ale również w ograniczonym zakresie (tylko konkretna aplikacja, przeglądarka, karta w przeglądarce); pozwoli nam to uniknąć omyłkowego udostępnienia  z naszego komputer czegoś czym niekoniecznie chcemy się chwalić;
  • tablica na której możemy pisać, przydatna przy notowaniu lub wspólnej pracy;
  • funkcja podnieś rękę, przydatna przy większej ilości osób;
  • możliwość podłączenia telefonu lub tabletu jako źródła do udostępniania;
  • możliwości wydzielenie pokojów do pracy w podgrupach.

NA ZAKOŃCZENIE


Poniżej w tabeli zestawiłem najważniejsze cechy poszczególnych wymienionych programów do telekonferencji. Teraz należy tylko życzyć szybkich łącz, sprawnych kamer i mikrofonów i miłego zoomowania!
Internetowe narzędzia w pracy z grupą