-
Sceariusz
-
Publikacja: 09.03.2014
-
Edycja: 09.03.2014
-
7
-
- Budżet działania: 25 zł
- Czas przygotowania: 1 dzień
- Czas trwania: 1 dzień
- Liczba organizatorów: 1
- Liczba uczestników: 3-8
Celem burzy mózgów, którą prowadziłam było wygenerowanie pomysłów na podniesienie jakości obsługi użytkowników mojej filii bibliotecznej. Poprosiłam pracowników i wolontariuszy, byśmy wspólnie stworzyli listę procedur pracy biblioteki. Wiedziałam, że** technika burzy mózgów ma trzy etapy: przygotowanie, sesję pomysłów i ich ocenę**. Po przybyciu pracowników przypomniałam cel nawałnicy i zapisałam go na flipcharcie. Przybliżając zasady, podkreśliłam, że zapiszę każdy pomysł, nawet absurdalny, że nie wolno oceniać i krytykować. Mózgi ruszyły! Pomysły sypały się gradem, potem ulewą, a na koniec kapuśniaczkiem. Koniec etapu „wymyślania” wyznaczyła cisza. Wspólnie posortowaliśmy pomysły na kategorie:
- praca bibliotekarzy
- wypożyczanie zbiorów
- trudni klienci
Przy ocenie propozycji zastosowałam m. in. pytania Osborna, o którym czytałam w „Technikach kreatywnego rozwiązywania problemów” (aut. Vera F. Birkenbihl, Studio Astropsychologii) i w książce „Myślenie pytaniami” (aut. Marilee Adams, Studio EMKA). Trzy najważniejsze to:
- Jak ulepszyć to, co istnieje?
- Gdzie poprawić działanie?
- Jak zmodyfikować dotychczasową praktykę?
Analiza pomysłów była burzliwa – obsługa panów wyłącznie przez bibliotekarki, a pań przez bibliotekarzy od razu zleciała z listy, zaś dopytywanie użytkowników o preferencje czytelnicze zyskały przychylność. Ostatecznie listę utworzyło 10 nowych propozycji. Po burzy zaświeciło słońce…
Dzięki technice burzy mózgów, która na etapie generowania pomysłów odrzuca krytykę, pracownicy bez obaw wymienili wiele ciekawych pomysłów, które do tej pory nie pojawiły się na tradycyjnym spotkaniu załogi. Odrzucenie lęku przed oceną innych pobudziło kreatywność bibliotekarzy i przyniosło bardzo dobre rezultaty. Każdy z pracowników biblioteki rozumiał, że zaufanie do miejsca rodzi się poprzez wysoką jakość obsługi, co oznacza dobre przygotowanie merytoryczne, traktowanie każdego użytkownika indywidualnie, z najwyższym szacunkiem i sympatią oraz poświęcenie mu tyle czasu, ile wymaga zgłaszany problem. Zadowolony użytkownik czuje, że jego potrzeby są ważne, a zauważają je uśmiechnięci i kompetentni pracownicy. Każdy pracownik to „żywa” wizytówka placówki, ponieważ dba o wciąż istotną kwestię związaną z zawodem bibliotekarza – przełamuje stereotyp: wizerunek biblioteki i bibliotekarza rodem z XIX w. Choćby z tego powodu naprawdę warto!!!
Na pierwszym etapie zadbałam o materiały do pracy metodą burzy mózgów: płaszcze przeciwdeszczowe… nie, nie: o spokojne miejsce do dyskusji, karteczki i długopisy do notatek, flipchart do zapisywania pomysłów.
-
Dobrze jest poinformować z 2-3 dniowym wyprzedzeniem uczestników burzy mózgów o terminie, temacie i zasadach metody, by mieli możliwość przemyślenia własnych propozycji.
-
Rozważyłam potrzebę i możliwość realizacji spotkania techniką burzy mózgów oraz nakreśliłam jasno jego cel
-
Następnie wzięłam pod uwagę liczebność grupy pracowników – 10 osób to maksymalna liczba, by metoda się sprawdziła
-
Pomyślałam o materiałach potrzebnych do spotkania i zakupiłam je w sklepie z artykułami biurowymi
-
Wybrałam spokojne miejsce do spotkania – małą salkę konferencyjną w naszej bibliotece
-
Trzy dni przed planowanym spotkaniem poinformowałam bibliotekarzy o tym, że będziemy pracować metodą burzy mózgów i poprosiłam, by rozważyli własne propozycje
-
Na pół godziny przed spotkaniem przygotowałam salę do pracy – ustawiłam krzesła „w podkowę”, rozłożyłam na każdym po kilka karteczek i długopisy do notatek, ustawiłam flipchart do zapisywania pomysłów
-
Na chwilę przed rozpoczęciem „nawałnicy” życzyłam sobie, bym potrafiła zapanować nad burzliwą atmosferą spotkania
Fakt, że pomysły w początkowej fazie burzy mózgów nie były oceniane, sprawił, że początkowo lały się gęstym potokiem. Bibliotekarze chcieli szybko przedstawić swoją propozycję, więc zrobił się mały chaos. Jednak trwał on tylko kilka sekund. Zatrzymałam na moment etap „wymyślania” i zaproponowałam, byśmy przyjęli zasadę przytaczania po kolei po jednym pomyśle. Bibliotekarze zgodzili się i dalej poszło gładko. Po pewnym czasie pomysłów było coraz mniej, więc zachęcałam do dalszej pracy. Pomogły takie pytania, jak:
- Kto jeszcze ma pomysł?
- Co jeszcze można by zaproponować?
- Co jeszcze przychodzi wam do głowy?
- A może jeszcze coś da się na ten temat powiedzieć?
Przez cały czas – o ile tylko nadążałam z zapisywaniem propozycji – „chwaliłam” grupę za jej entuzjazm. Były to pochwały, typu:
- Świetnie!
- Ekstra!
- Super!
- Bardzo dobrze!
Przedłużająca się cisza wyznaczyła koniec generowania pomysłów i ten etap burzy mózgów uznaliśmy wspólnie za zakończony. Ocena pomysłów przebiegła sprawnie. Braliśmy pod uwagę każdą zapisaną propozycję. Niektóre odrzucane były od razu, więc wykreślałam je z listy. Niektóre budziły mieszane uczucia, więc zaproponowałam głosowanie nad ich przydatnością. Jeśli większość była za przyjęciem, pomysł przechodził selekcję.
-
Koncentracja, by zapisać wszystkie pomysły
-
Wystarczająca ilość arkuszy papieru flipchartowego
-
Dobre flamastry.
-
Najpierw wyjaśniłam zasady oraz swoją rolę w burzy mózgów
-
Jako osoba prowadząca mocno pilnowałam reguły nieoceniania pomysłów w fazie ich generowania
-
Zwracałam uwagę na mówienie pojedynczo
-
W momencie analizy pomysłów pilnowałam, by uczestnicy nie oceniali siebie nawzajem tylko propozycje
-
W czasie głosowania nad pomysłami zliczałam głosy „za”, zatwierdzałam pomysł jako przyjęty i zapisywałam na osobnym arkuszu
Po zakończeniu wszystkich etapów burzy mózgów warto porozmawiać z grupą, czy ta metoda pracy jej odpowiada, czy warto stosować ją w pracy nad rozwiązywaniem innych problemów.
Do burzliwej dyskusji na temat jakości usług bibliotecznych można zaprosić zaprzyjaźnionych użytkowników, którzy zasugerują nowe pomysły. Ze swojej perspektywy mogą zaproponować rozwiązania, które – być może – nie nasunęły się pracownikom i wolontariuszom. Świeże spojrzenie na problem zawsze jest cenne!!!
51