Cyfrowe archiwum - jaki jest cel biblioteki

Czym jest cyfrowe archiwum dla biblioteki? Czy jest to zbiór materiałów w formie elektronicznej czy oznacza raczej archiwum dostępne online. Odpowiedź na to pytanie jest pierwszym i zasadniczym krokiem, od którego biblioteka powinna rozpocząć planowanie budowy cyfrowego archiwum. Inaczej biblioteka będzie planowała swoje działania, kiedy cyfrowe archiwum będzie zbiorem dokumentów prezentowanych w Internecie, a inaczej jeżeli biblioteka chce chronić i gromadzić dokumenty historyczne związane z regionem.

Biblioteka powinna podjąć decyzję, czy chce prezentować zebrane zbiory w Internecie i co z materiałami, które tam ze względu na prawo autorskie lub inne powody nie mogą się znaleźć. Czy je zbierać i archiwizować i/lub udostępniać na miejscu czy nie zbierać.

Wybór materiałów do skanowania

Powinno się sprawdzić otoczenie biblioteki. Jakie zasoby ma biblioteka i co można zdigitalizować oraz co robią inne lokalne instytucje lub organizacje, może realizują jakieś przedsięwzięcia digitalizacyjne.

Zasobami mogą być:

Fotografie lub archiwalne dokumenty biblioteki, które warto zamienić na wersję elektroniczną i udostępnić szerszej publiczności,

Materiały archiwalne lokalnych instytucji lub organizacji: szkół, kół gospodyń, klubów sportowych, parafii.

Domowe archiwa osób prywatnych (zdjęcia z uroczystości rodzinnych, portrety mieszkańców itp.)

**Koordynator **

Ustalenie koordynatora cyfrowego archiwum. Taka osoba powinna ustalić plan pracy. (Co będzie zbierane, od kogo, na jakich zasadach, sposób postępowania z zbieranymi materiałami, klasyfikacja i sposób opisu materiałów itp.)

Koordynator powinien poznać zasady digitalizacji materiałów archiwalnych – skanowania, nagrywania i fotografowania, możliwości ich prezentowania w Internecie przez portale, blogi i inne media społecznościowe oraz podstawy prawa autorskiego przydatne w pracy.

Dokumentacja

Budowanie cyfrowego archiwum to także dokumentacja zbiorów, opis, ustalenie praw do dysponowania, archiwizowania, udostępniania, w tym w Internecie i publikowania. Najważniejsze dokumenty to:

1. Dokument wypożyczenia archiwaliów do digitalizacji

2. Dokument przyjęcia zawierający zgodę na potrzebne czynności

3. Instrukcje postępowania z archiwaliami (ułatwią pracę przy braku stałego personelu archiwistów).

Parametry skanowania

Skanować należy w rozdzielczości co najmniej 600 dpi i w formacie TIFF. Takie parametry umożliwią różnorodne wykorzystanie skanów - druk, powiększenie itp. Skan zawsze można zmniejszyć.

Sprzęt

Kupując skaner należy zwrócić uwagę na wielkość skanowanych materiałów (A4, A3 lub większy) oraz na możliwość skanowania w rozdzielczości optycznej, która nie powinna być mniejsza niż zakładana w planie digitalizacji.

Dyktafon powinien mieć możliwość nagrywania w formacie WAVE. Przy nagraniach video dodatkowo należy nagrywać głos.

Niezbędne przy gromadzeniu materiałów archiwalnych jest dodatkowe miejsce do ich przechowywania: dyski wymienne, serwer.

Oprogramowanie

Powstający w wyniku skanowania plik graficzny ma postać bitmapy i nie stanowi użytecznej postaci dokumentu cyfrowego, ponieważ: zajmuje nieproporcjonalnie dużo miejsca w stosunku do treści (np. tekstu) istotnej z punktu widzenia użytkownika oraz nie pozwala na przeszukiwanie treści, np. znalezienie określonej frazy tekstu lub wyodrębnienie ilustracji. Dlatego bardzo istotnym procesem wykonywanym po skanowaniu jest obróbka cyfrowa, polegająca m.in. na kompresji danych graficznych oraz automatycznym rozpoznawaniu znaków, słów i całego tekstu metodami OCR.

Darmowe programy przydatne w pracy nad cyfrowym archiwum:

IrfanView

FastStone Photo Resizer

Format Factory

DjVu Solo

Gimp

Audacity

Power Sound Editor Free

Prezentacja zbiorów cyfrowego archiwum w Internecie

Najtańszym sposobem prezentacji zbiorów jest założenie bloga lub strony internetowej, Można także nawiązać współpracę z najbliższą biblioteką cyfrową.

Przed zamieszczeniem materiałów w Internecie należy sprawdzić:

1. Status prawnoautorski dokumentu

2. Usunąć dane wrażliwe

3. Sprawdzić jakość skanu

4. Sprawdzić opis skanu

5. Wybrać odpowiedni format plików (jakość/wielkość).

O poszukiwaniu partnerów w następnym artykule.