• Artykuł
  • PUBLIKACJA: 23.06.2020
  • EDYCJA: 24.06.2020
  • 0 
Praca zdalna nie tylko podczas epidemii - okiem praktyka

Pracuję w Dziale Promocji Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie. Poniżej chciałam przedstawić rozwiązania, które sprawdzają nam się w pracy zdalnej podczas przymusowego rozproszenia naszego zespołu, ale także w innych sytuacjach. 

Nasza biblioteka dysponuje narzędziami do współpracy online od lat. Do komunikacji używamy komunikatora Spark zainstalowanego na komputerach wszystkich naszych pracowników, a do przekazywania najważniejszych informacji platformy Infolib, która umożliwia publikowanie aktualności, przechowywanie ważnych dokumentów, prowadzenie e-dziennika filii, organizację dyżurów pracowników, ewidencję czasu pracy, czy zgłaszanie awarii lub zamawianie samochodu. W zależności od pełnionej funkcji pracownicy mają wgląd i/lub możliwość do różnych funkcjonalności. 

Nasz dział ponadto wykorzystuje wspólną przestrzeń dyskową wydzieloną specjalnie w tym celu na serwerach bibliotecznych. Nazywana pieszczotliwie Felicją wirtualna przestrzeń służy nam do archiwizowania materiałów zdjęciowych czy filmowych oraz pracę bieżącą na współdzielonych katalogach, w których gromadzimy materiały dotyczące bieżących spotkań, wydarzeń i projektów. Ogromną zaletą jest fakt, że każda osoba z zespołu ma dostęp do tych zasobów z własnego komputera, bez konieczności obciążania twardego dysku. Wada? Dostęp do niej mamy tylko z komputerów w naszym biurze, więc praca zdalna z wykorzystaniem ich jest niemożliwa. W odróżnieniu od rozwiązań chmurowych, które zaprezentuję poniżej, nie możemy też pracować wspólnie, równolegle w tym samym czasie na jednym pliku. Możliwość edycji ma tylko osoba, która pierwsza dany plik otworzyła, pozostałe po otwarciu mają możliwość jedynie podglądu. Nasza Felicja jest więc wersją podstawową tzw. wirtualnej chmury.

No ale właśnie, co to jest ta chmura? Zapewne większość z Was już wie, ale dla porządku doprecyzuję1

Chmura (ang. cloud) umożliwia przeniesienie tego, nad czym pracujemy (dokumentów, tabel, ankiet itd.) z naszego dysku komputera, czy pamięci urządzeń przenośnych (laptopa, tabletu) w przestrzeń wirtualną. Jedyne, czego nam potrzeba, by z tego korzystać, to dowolne urządzenie z dostępem do internetu. Chmura często oferuje nam nie tylko przestrzeń do umieszczenia w niej gotowych plików, ale narzędzia do edycji ich i do tworzenia nowych.

Najprostszą formą chmury są dyski wirtualne, np. Dropbox, w których możemy przechowywać różne pliki, na przykład jako kopie zapasowe na wypadek awarii naszego “twardego” sprzętu.
Są też chmury oferujące o wiele więcej niż samą przestrzeń - narzędzia do tworzenia danych w samej chmurze, z pominięciem dysku i pamięci naszego urządzenia. Taką chmurą jest Google, z którego chętnie korzystamy zarówno zespołowo, jak i indywidualnie.

Wystarczy założyć bezpłatne konto, by zyskać dostęp do wielu użytecznych aplikacji. Są to m. in.: poczta e-mail, dysk wirtualny, edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, edytor prezentacji, formularze - przydatne do tworzenia ankiet - oraz wiele innych narzędzi. Kompletny spis znajduje się TUTAJ.

Założyliśmy takie bezpłatne konto dla naszego działu i dane logowania do niego mają wszystkie osoby z zespołu. Niektórzy wolą korzystać z dostępu do chmury za jego pośrednictwem, inni zdecydowali się na udostępnienie jego zawartości dla indywidualnych kont googlowskich. Obie metody się sprawdzają. 

Poniżej opisuję aplikacje, z których najczęściej korzystamy w pracy online, także tej zdalnej i które nam się w niej dobrze sprawdzają.

Dysk Google to z jednej strony wirtualny dysk do przechowywania danych, a z drugiej szereg aplikacji do tworzenia nowych plików i folderów (także skompresowanych). Dysk daje nam możliwość stworzenia: dokumentu, arkusza kalkulacyjnego, ankiety, prezentacji, czy rysunku, a nawet oferuje przestrzeń do przeprowadzenia burzy mózgów (Jamboard) i pozwala błyskawicznie utworzyć własną stronę internetową. Innymi słowy staje się darmowym i dostępnym online pakietem biurowym. Ma wprawdzie jeszcze sporo niedociągnięć (np. autokorekta polskich wyrazów - uparcie dodaję do naszego indywidualnego słownika feminatywy) i nie jest tak rozbudowanym narzędziem, jak dostępne pakiety biurowe offline (np. MS Office, czy Libre Office), jednak do podstawowych zadań, tworzenia prostych dokumentów, czy arkuszy w zupełności wystarcza, zwłaszcza, że błyskawicznie się rozwija. A jego narzędzie do robienia ankiet jest wartością dodaną - offline’owe pakiety biurowe takich nie mają. 

Poza opcją przechowywania plików najczęściej korzystamy z dokumentów Google. Jest to wygodny edytor tekstu, na którym może pracować kilka osób na raz, więc możemy współtworzyć dokument i nanosić na niego uwagi i poprawki bez przesyłania do siebie wzajemnie kolejnych jego wersji. Niniejszy artykuł napisałam wprawdzie samodzielnie, ale z wykorzystaniem, a jakże, dokumentu Google na dysku Google przypisanym do mojego prywatnego konta. 

Tworzenie ankiety na dysku Google nie dość, że jest bardzo proste i intuicyjne, to umożliwia wysłanie ankiety od razu na maila ankietowanych osób, rozesłanie jej linkiem lub zamieszczenie na stronie internetowej, czy blogu. Jest ankietą w pełni cyfrową. Co więcej, zbiera dane z jednej strony do tabeli, z drugiej zaś - umożliwia wyświetlanie zebranych danych w postaci gotowych wykresów. Oznacza to oszczędność czasu przy opracowywaniu wyników - dostajemy je opracowane, pozostaje nam jedynie wysnuć wnioski. Ankietę możemy tworzyć sami, ale również udostępnić współpracownikom i zaprosić do współedycji.

Zaletą tworzenia każdego pliku na dysku ma tę zaletę, że można go udostępnić innym, współtworzyć, współedytować, komentować, a także czatować na żywo w okienku obok, co bardzo usprawnia pracę na odległość. Jest też wygodne przy tworzeniu dokumentów, które koryguje, czy też konsultuje kilka osób - wówczas uwagi od nich mamy zebrane w jednym miejscu i nie musimy się przełączać między różnymi wersjami dokumentu, by stworzyć wersję ostateczną. Nie musimy też dokumentu do korekty drukować, więc dzięki chmurze jesteśmy bardziej ekologiczni. 

Tutaj drobna uwaga: akurat w kwestii komunikacji bieżacej, zarówno w formie czatu, jak i do połączeń głosowych korzystamy z poczciwego Facebooka - nasz dział ma własną grupę na Messengerze. Jest to forma wygodna do szybkiego bezpośredniego kontaktu, jednak musimy pamiętać, żeby ustalenia np. z zebrań za pośrednictwem tego medium spisywać chociażby w dokumencie Google, gdyż MSN jest jednak ulotny, trudno w nim wyszukiwac informacji, które giną w natłoku innych.

I jeszcze jedna dygresja facebookowa: podczas pracy zdalnej dla całej naszej biblioteki bardzo fajnym narzędziem przede wszystkim do dzielenia się wiedzą i inspiracjami okazała się grupa założona pierwotnie na potrzeby Koła SBP działającego przy naszej placówce, ale podczas kwarantanny rozszerzona o wszystkich pozostałych pracowników.

Kalendarz Google to więcej niż cyfrowy odpowiednik kalendarzy papierowych. Możemy utworzyć wiele różnych kalendarzy, np. osobno swój prywatny, osobno kalendarz dla całej rodziny, osobno kalendarz służbowy i osobny dla np. organizacji, czy stowarzyszenia, w których się udzielamy po godzinach. Możemy wybrać taki widok, by wyświetlały się wszystkie kalendarze, kilka wybranych lub tylko 1. Każdemu kalendarzowi nadajemy inny kolor, aby widzieć z jakiej kategorii zadanie jest przed nami. Możemy modyfikować wygląd: od planu samego dnia, do widoku całego miesiąca. Możemy również pobrać gotowe kalendarze, które, np. pokazują fazy księżyca, imieniny, czy nadchodzące święta w wybranym kraju. 
Ważną cechą kalendarza Google jest współdzielenie. Kalendarz możemy udostępnić współpracownikom do wglądu lub nadać im prawa do edycji. 

Prezentacje Google
Szalenie wygodne narzędzie pozwalające tworzyć lub współtworzyć prezentację multimedialną. Odkąd je odkryłam, nie korzystam z innych rozwiązań. Mogę bezpośrednio z poziomu tworzenia prezentacji wrzucać treści multimedialne, osadzać w niej filmy z YouTube, czy wyszukiwać odpowiednich grafik na wolnych licencjach, gotowych do wykorzystania, bez konieczności nawet przechodzenia do innej zakładki przeglądarki. Wszystko jest pod ręką.  

Temat aplikacji googlowskich tak naprawdę ledwo poruszyłam w tym artykule, ale zależało mi na wskazaniu tych, z których rzeczywiście korzystamy w pracy bibliotecznej. Gorąco zachęcam do samodzielnego eksplorowania tematu i poszukiwania rozwiązań dopasowanych do potrzeb Waszego konkretnego zespołu. 

A ponieważ wszystkie omawiane narzędzia znajdują się w chmurze, można mieć do nich dostęp z dowolnego urządzenia (komputera, laptopa, tabletu, czy smartfona) za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub odpowiedniej aplikacji. Żegnajcie, pendrive'y :)



Podsumowanie pracy w chmurze

Zalety

  • dostępne z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu
  • możliwość współdzielenia plików i wspólnej pracy nad nimi
  • zapisują się w czasie rzeczywistym, więc nie ma obawy utraty danych
  • ekologiczne - nie drukujemy kilku wersji tego samego tekstu, aby na nim pracować

Wady

  • praca w chmurze jest uzależniona od internetu - w razie awarii nie możemy pracować na pliku online (chociaż pozostaje możliwość edycji offline)
  • jeżeli udostępnimy plik nieodpowiedniej osobie i damy jej prawo edycji, to możemy utracić dane, nad którymi pracowaliśmy - zawsze warto mieć backup, czyli kopię zapasową
  • niestety, jak każde rozwiązanie technologiczne, tak i to potrafi sprawiać problemy osobom starszym i niechętnym nowym technologiom (w naszym przypadku nie podołała 1 osoba, z którą współpracowaliśmy za pośrednictwem poczciwego tradycyjnego e-maila oraz telefonu).
UWAGA! Pamiętajmy, aby zachować ostrożność przetwarzając dane osobowe z wykorzystaniem różnorodnych programów, w tym googlowskich! I nie chodzi tu tylko o potoczne i niekoniecznie zgodne z prawdą, że Google kradnie nasze dane, ale o kwestie wewnętrznych regulacji RODO - dane osobowe mogą być przetwarzane tylko w tych programach i aplikacjach, które przewidują nasze wewnętrzne regulacje. W razie wątpliwości zapytaj swojego Inspektora Ochrony Danych.
My dla pewności nie przetwarzamy danych osobowych poza miejscem pracy, ani w rozwiązaniach chmurowych innych niż nasze wewnętrzne. 

Baza przydatnych linków (zaktualizowana 23 czerwca 2020): 

O pracy w grupach roboczych na odległość - artykuł sprzed kilku lat, ale najwazniejsze założenia wciąż są aktualne!

Opis możliwości dysku Google od wydawcy:
http://www.google.pl/intl/pl/drive/using-drive/ 

Jak zapanować nad swoją skrzynka odbiorczą w Gmailu:
https://publicystyka.ngo.pl/gmail-9-wskazowek-dzieki-ktorym-zapanujesz-nad-swoja-skrzynka-pocztowa 

Poradnik na temat arkuszy Google:
https://publicystyka.ngo.pl/sortowanie-filtrowanie-i-formatowanie-w-arkuszach-google-poradnik 


Serdecznie polecam też pozostałe artykuły (oraz webinaria) powstałe w ramach miesiąca tematycznego na labib.pl, np. ten o technikach zarządzania czasem i work life balance od Ani Wysockiej.

Chcesz wiedzieć więcej?

Obejrzyj nagranie webinarium “Po co bibliotekarzom chmura, czyli o narzędziach Google”. 

Webinarium z cyklu będącego częścią "Get IT" - cyfrowego miesiąca z Labibem. Webinarium odbyło się 19 listopada 2014 r., a zostało przygotowane przez sieć bibliotekarzy LABiB we współpracy z Fundacją Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Wygląd niektórych narzędzi się zmienił, ale podstawowe funkcjonalności pozostały takie same.

1. Poniższy fragment został zaktualizowany na bazie mojego wcześniejszego artykułu Po co nam chmura