-
Sceariusz
-
Publikacja: 19.01.2014
-
Edycja: 19.01.2014
-
1
-
- Budżet działania: 0-2000000 zł
- Czas przygotowania: 2-10 dni
- Czas trwania: 2-10 dni
- Liczba organizatorów: 3
- Liczba uczestników: 1000000
Biblioteki corocznie zbierają wiele danych statystycznych, sporządzają sprawozdania z działalności, czasem analizują sytuację swojej placówki na przestrzeni wielu lat, ale jeszcze stosunkowo rzadko wykorzystują wskaźniki efektywności jako podstawę zmian w działalności. Opisane tu działanie może być przydatne szczególnie w przypadku tych bibliotek, które borykają się z problemem małej powierzchni i nie mają szans na rozbudowę lub większy lokal. Najlepsze efekty osiągnąć można w małych bibliotekach publicznych, które nie posiadają cennych zbiorów o historycznej wartości. Działanie inspirowane jest projektem Biblioteki Wojewódzkiej Buskerud w Norwegii. Jego celem była szybka poprawa wskaźnika obrotu zbiorów, który uzyskiwał niską średnią wartość w bibliotekach województwa. Wskaźnik obrotu zbiorów to inaczej wskaźnik aktywności zbiorów. Wskazuje on ile razy w roku wypożyczona była jednostka ze zbiorów biblioteki. Link do prezentacji Jannicke Røgler z Biblioteki Województwa Buskerud: http://www.slideshare.net/janniro/less-is-more-1886564.
Wiele bibliotek uskarża się na brak przestrzeni do działania, a ich lokale czasem niewielkie, a czasem całkiem spore, przeładowane są zbiorami, zastawione wysokimi regałami, między którymi trudno przejść. W przypadku, kiedy biblioteka nie ma szansy na nowy, większy lokal warto wygospodarować trochę wolnej przestrzeni w naszej placówce pozbywając się przestarzałych, niepotrzebnych czytelnikom zbiorów. Przy okazji warto zadbać o estetyzację lokalu biblioteki i przearanżować wnętrze. Zmiany mogą przyciągnąć do biblioteki ludzi, którzy dotychczas nie czuli się w niej zbyt dobrze lub nie mieli możliwości przebywania w niej ze względu na ciasnotę. Może nową przestrzeń wykorzystasz na kącik dziecięcy, o którym marzą rodzice z Twojej miejscowości, oddasz „kawałek podłogi” młodzieży lub wyeksponujesz kolekcję książek regionalnych, aby były bardziej widoczne?
Przygotuj dane statystyczne dotyczące Twojej biblioteki z ostatniego okresu sprawozdawczego lub kilku ostatnich lat. Jednocześnie zastanów się na co najbardziej potrzebujesz miejsca w Twojej bibliotece. Możesz zapytać użytkowników czego im najbardziej brakuje. Jeżeli zdecydujesz się przearanżować lokal lub jedno z pomieszczeń biblioteki – rozejrzyj się wokół – może znasz kogoś kto zajmuje się projektowaniem wnętrz? Może taka osoba jest użytkownikiem Twojej placówki i w ramach wolontariatu zgodzi się udzielić Ci pomocy w zakresie estetyzacji wnętrza i wygodniejszego rozplanowania przestrzeni. Przystąp do działania.
W trakcie realizacji działania należy obliczyć wskaźnik obrotu zbiorów. Jeżeli jest niski i przyjmuje wartość około 1 lub poniżej, oznacza to, że w zbiorach biblioteki jest sporo przestarzałych i dawno niewykorzystywanych zbiorów, które można zubytkować zyskując w ten sposób miejsce na nowe działania. Należy przyjąć kryteria selekcji np. wycofać ze zbiorów wszystkie pozycje, które nie były wypożyczane przez ostatnie 10 lat. Przestrzeń, którą wygospodarujesz przeznaczysz na nową usługę, kolekcję, miejsce spotkań mieszkańców.
-
Dane statystyczne biblioteki (najlepiej agendy, w której brakuje nam miejsca, za ostatni rok lub kilka ostatnich lat): łączna liczba zarejestrowanych udostępnień (wypożyczeń, udostępnień na miejscu, wypożyczeń międzybibliotecznych) w ciągu roku, w jednostkach ściśle określonych dla danego rodzaju zbiorów (np. wolumen, tytuł, zwój, płyta, kaseta) i liczba zinwentaryzowanych zbiorów bibliotecznych (bez względu na rodzaj zbiorów) wyrażona w jednostkach inwentarzowych, wg stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego (stan faktyczny tzn. zapis inwentarzowy minus ubytki).
-
Przydatne mogą być Wskaźniki funkcjonalności dla bibliotek publicznych lub pedagogicznych w Polsce opracowane przez Zespół SBP ds. opracowania wskaźników funkcjonalności bibliotek publicznych i pedagogicznych: http://afb.sbp.pl/materialy.
-
Czas – najlepiej poza godzinami otwarcia dla użytkowników.
-
Wiedza o tym, co chcemy zmienić – wprowadzić w naszej bibliotece.
-
Pomoc osoby, która zna się na aranżacji wnętrz.
-
Ewentualnie środki finansowe – w zależności od zmian, które chcesz wprowadzić, np. na farby, nowe meble, zakup gier planszowych, nowe rozdzielacze lub atrakcyjny system oznakowania biblioteki.
-
Przydatne mogą być poradniki architektoniczne, dotyczące systemu oznakowania i aranżacji wnętrz opublikowane na stronie PRB: http://www.biblioteki.org/pl/publikacje/poradniki_dla_bibliotekarzy
-
Oblicz wskaźnik obrotu zbiorów dla Twojej placówki. Wskaźnik obrotu zbiorów (inaczej aktywności zbiorów) pokazuje ile razy średnio dana jednostka ze zbiorów udostępniana była w ciągu roku. Jak obliczyć wskaźnik: Należy łączną liczbę zarejestrowanych udostępnień podzielić przez liczbę zinwentaryzowanych zbiorów bibliotecznych. Jeżeli nasze działanie przeprowadzamy np. w wypożyczalni powinniśmy obliczyć wskaźnik dzieląc zarejestrowaną liczbę wypożyczeń w ciągu roku przez liczbę zinwentaryzowanych zbiorów bibliotecznych, które się w niej znajdują.
-
Jeżeli wartość wskaźnika wyniesie około 1, zdecydowanie ta inspiracja jest dla Ciebie i Twojej biblioteki.
-
Przyjmij kryteria selekcji – np. wyjmij z półek wszystkie zbiory, które nie były wypożyczone ani razu przez ostatnie 10 lat. Zwróć uwagę czy nie ma wśród nich takich, które mają wartość szczególną – historyczną, czy też są w jakiś sposób związane z Twoją miejscowością. Te pozostaw na półce.
-
Jeżeli masz wątpliwości czy na pewno możesz pozbyć się danej pozycji – sprawdź w katalogu innej biblioteki w Twojej miejscowości lub w bibliotece wojewódzkiej – zawsze możesz skorzystać z wypożyczeń międzybibliotecznych, żeby ją do siebie sprowadzić.
-
Jeżeli nie jesteś zadowolony z ilości zaoszczędzonego miejsca, wyjmij z półek kolejne pozycje, tym razem np. takie, które nie były udostępniane przez ostanie 5 lat. Jeżeli masz wątpliwości czy jednak możesz pozbyć się aż tylu zbiorów pomyśl czy Twoja biblioteka ma być miejscem pełnym ludzi, którzy korzystają ze zbiorów biblioteki czy miejscem, w którym czekają zbiory, które nie były potrzebne przez 5 lat?
-
Przeprowadź procedurę selekcyjną.
-
Rozejrzyj się ile teraz w Twoim pomieszczeniu jest miejsca. Umów się na spotkanie z osobą, która doradzi Ci w aranżacji i estetyzacji wnętrza.
-
Zgodnie z jej wskazówkami zrealizuj zaplanowane prace (malowanie, zakup nowych mebli itp.), ustaw na nowo pozostałe zbiory i zaproś do nowej przestrzeni użytkowników.
-
Na koniec na nowo oblicz wskaźnik obrotu zbiorów – wartość około 3-4 to bardzo dobry wynik.
Pamiętaj o corocznej selekcji, żeby za kilka lat stare zbiory nie zdominowały przestrzeni na nowo.
Postaw na zbiory elektroniczne i multimedia – zajmują znacznie mniej miejsca.
Zaprzyjaźnij się ze wskaźnikiem obrotu zbiorów – powie Ci nie tylko o tym, co już przestało interesować użytkowników. Obliczony dla zbiorów zakupionych w zeszłym roku wskaże na trafność zakupów i pokaże Ci ranking najpopularniejszych pozycji.
Twoim sprzymierzeńcem w działaniu będzie system biblioteczny – jeżeli rejestrujesz w nim dokładnie wszystkie udostępnienia zbiorów – na pewno wygenerujesz z niego dane odnośnie obrotu każdej pozycji oddzielnie za dany okres czasu.
140
