Labib - Jak zaplanować zbieranie danych statystycznych w bibliotece?

Sceariusz
Publikacja: 12.01.2014
Edycja: 14.01.2014
3

Jak zaplanować zbieranie danych statystycznych w bibliotece?

Budżet działania: 0 zł
Czas przygotowania: 2-3 dni
Czas trwania: 1 rok
Liczba organizatorów: 2
Liczba uczestników: 2

Pomysł na działanie

Na czym polegało przedsięwzięcie?

Zestaw danych statystycznych, które gromadzone są w bibliotekach powinien być zaplanowany tak, aby możliwa była do uzyskania odpowiedź na pytania: • Czy wypełniam właściwie obowiązki statutowe biblioteki? • Czy zasoby biblioteki (w tym środki finansowe i kadrowe) są wystarczające w stosunku do potrzeb obsługiwanej grupy docelowej? • Czy zasoby biblioteki są wykorzystywane tak, aby osiągnąć maksymalny efekt przy minimalnym wykorzystaniu zasobów? • Czy biblioteka zaspokaja potrzeby użytkowników/ społeczności lokalnej w podobnym, mniejszym lub większym stopniu od innych bibliotek? • Czy w minionym roku biblioteka osiągnęła sukces czy porażkę? Co było sukcesem biblioteki, a co porażką? • Jakie usługi są najbardziej potrzebne w mojej bibliotece? Jakie są zbędne? Czego brakuje użytkownikom/mieszkańcom?

Należy pamiętać o tym, żeby nie zbierać danych, z których nie będziemy korzystać.

Dlaczego warto?

• aby nie spalać się na oferowanie usług, których nie potrzebują użytkownicy/mieszkańcy, • aby działania biblioteki były nie tylko efektowne, ale też efektywne, • aby z rozwagą wydawać środki publiczne, z których utrzymywane są biblioteki, • aby w sprawozdaniach, planach pracy, działaniach rzeczniczych czy promocyjnych używać argumentów liczbowych pokazujących sukcesy biblioteki zamiast używać słów „sporo”, „dużo”, „licznie”, „niewiele”, „mało”, • aby skutecznie negocjować budżety z organizatorami, • aby znać wartość własnej placówki i bronić się przed negatywnymi zmianami organizacyjnymi, • aby móc porównać poziom działalności własnej placówki z innymi bibliotekami, pracującymi w podobnych warunkach, • aby wywiązać się z obowiązku sprawozdawczego – złożyć roczne sprawozdanie do Głównego Urzędu Statystycznego – K-03 Sprawozdanie biblioteki.

W trakcie przygotowania

Zastanów się dokładnie co chcesz osiągnąć i do czego będziesz wykorzystywać zebrane dane.

W trakcie realizacji

Realizację zadania należy rozpocząć od określenia potrzeb biblioteki i opracowania zestawu danych, które będą w niej zbierane. Potem należy dane zwyczajnie gromadzić, a na koniec założonego okresu dokonać podsumowań, obliczyć wskaźniki i przeanalizować wyniki. Efekty będą widoczne tak naprawdę dopiero po pewnym czasie, kiedy będziemy mogli porównać wyniki osiągnięte np. w różnych latach. Cały czas należy pamiętać o monitoringu i ewaluacji zadania: pod kątem wykorzystywania zbieranych danych i pod kątem zmian zachodzących w działalności biblioteki. Ważne jest, aby wykorzystywać różne dostępne w bibliotece źródła danych: np. dokumentacja, system biblioteczny, ale też pozyskiwać je w miarę potrzeb za pomocą: ankiet, wywiadów, grup focusowych, czy nawet obserwacji.

No i najważniejsze: wyniki działalności biblioteki, przede wszystkim pokazujące nasze sukcesy, należy wykorzystywać na co dzień.

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?

Świadomość wagi argumentów opartych o dane i wskaźniki statystyczne wśród pracowników biblioteki – ludzie, którzy nie wiedzą, jaki ma sens i czemu służy dane działanie nie będą w nie zaangażowani w pełni.
Podstawowa wiedza z zakresu statystyki, w tym statystyki bibliotecznej.
Najważniejsze dokumenty związane z działalnością biblioteki i zestawy danych statystycznych, które udostępniasz instytucjom zewnętrznym: • statut, • plan roczny, • strategia lub plan rozwoju Twojej biblioteki, Twojego organizatora, np. strategia rozwoju gminy, • aktualny wzór druku GUS K-03 Sprawozdanie biblioteki, • zestaw danych wymaganych w Analizie Funkcjonowania Bibliotek prowadzonej przez SBP – jeżeli bierzesz w niej udział, • zestawy wszystkich danych wymaganych od Twojej biblioteki przez instytucje zewnętrzne np. bibliotekę powiatową lub wojewódzką w przypadku bibliotek publicznych, SIO – w przypadku bibliotek pedagogicznych,
Znajomość kompetencji Twojego personelu – w zakresie statystyki bibliotecznej oraz IT.
Znajomość możliwości technicznych, jakimi dysponujesz.
Świadomość wad i zalet dotychczasowej praktyki zbierania i analizowania danych w Twojej placówce.

Jak krok po kroku przebiega etap przygotowań?

Wybierz narzędzie, które pomoże Ci w zaplanowaniu zestawu danych, które będą gromadzone w Twojej bibliotece. Jeżeli jest to możliwe posłuż się arkuszem kalkulacyjnym.
Weź pod uwagę kompetencje Twojego personelu – jeżeli nie jest zbyt zaawansowany w obsłudze arkusza kalkulacyjnego – zapewnij mu odpowiednie szkolenie oraz wsparcie osoby, która jest biegła w bardziej zaawansowanych funkcjach arkusza (jedna z osób z personelu, informatyk Twojej biblioteki, wolontariusz).
Zaplanuj w arkuszu odpowiedni zestaw danych, które powinny być zbierane w Twojej placówce, źródło danych, częstotliwość i tryb ich gromadzenia, metody pomiaru, oraz wyznacz komórki/osoby odpowiedzialne za gromadzenie poszczególnych danych. Weź pod uwagę potrzeby wynikające z zapisów dokumentów, które zostały wymienione w zagadnieniu Co jest potrzebne do realizacji tego etapu w punkcie 3.
Wykorzystaj arkusz kalkulacyjny do gromadzenia danych cząstkowych w poszczególnych komórkach. Arkusz pozwoli Ci zliczanie danych, odpowiednie sortowanie, czy filtrowanie, tak aby otrzymać kompletny określony przez Ciebie zestaw danych.
Jeżeli Twoja placówka prowadzi filie czy punkty biblioteczne rozważ stosowanie arkusza w chmurze. Unikniesz przesyłania danych między poszczególnymi agendami, a jednocześnie będziesz mieć do nich pełny dostęp na bieżąco.
Pamiętaj o systematycznej archiwizacji arkusza.
W miarę potrzeb, a szczególnie w okresie sprawozdawczym korzystaj z danych do woli, oblicz wskaźniki, przeanalizuj je i ciesz się z sukcesów w minionym roku. Wykorzystuj wyniki analiz zgodnie z różnymi potrzebami potrzebami przez cały kolejny rok.
Przynajmniej raz w roku zaktualizuj zestaw zbieranych danych wg potrzeb.