Na tym etapie, należy ustalić, najlepiej wspólnie z wolontariuszami, dogodny termin spotkania. W takim ustalaniu świetnie sprawdzają się np. grupy na Facebooku , w których możesz stworzyć proste ankiety z kilkoma propozycjami terminu do przegłosowania dla wszystkich.

Ważny jest pomysł na samą sesję zdjęciową oraz przygotowanie scenariusza spotkania . Pomyśl czy chcesz oprócz sesji przeprowadzić jakieś zabawy lub ćwiczenia. A może chcesz wręczyć wolontariuszom drobne upominki? Zastanów się również do czego ma nawiązywać sesja zdjęciowa i przygotuj hasła , które wydrukujesz i z którymi wolontariusze będą pozować do zdjęć.

W przypadku sesji "Wolontariat - lubię to!" hasłami były słowa kojarzące się z wolontariatem np. pasja, ciekawi ludzie, dobra zabawa, kultura, doświadczenie .

Wybierz też miejsce sesji - czy zdjęcia będą robione na tle regałów z książkami? A może wolisz zrobić je na tle ścianki z logo biblioteki lub w plenerze?

Przygotowując spotanie i sesję zadbaj o coś do picia i poczęstunek. Pamiętaj również o pozwoleniu na wykorzystanie wizerunku - jeżel w porozumieniach z wolontariuszami, nie ma zapisu o takiej zgodzie - przygotuj i poproś o podpisanie oddzielnych formularzy.

Na tym etapie - należy spotkać się z wolontariuszami i po prostu dobrze bawić! ;) Zadbaj o komfortową aranżację miejsca, świetnie gdybyście mieli daną salę czy inne pomieszczenie tylko dla siebie.

Przygotuj wspomniane wyżej kartki papieru z hasłami i poproś aby każdy wybrał hasło, które najbardziej oddaje jego motywację do bycia wolontariuszem. Daj uczestnikom chwilę czasu na namysł czy ośmielenie się do wybrania haseł, a następnie zaproś ich do udziału w sesji. Żeby bardziej ośmielić uczestników - możesz jako pierwszy zapozować do zdjęcia ;).