• Artykuł
  • PUBLIKACJA: 27.03.2020
  • EDYCJA: 09.04.2020
  • 0 
9 kroków do udanej współpracy

Każda biblioteka, aby móc lepiej odpowiadać na potrzeby swojej społeczności niejednokrotnie realizuje działania we współpracy z innymi podmiotami. Dzięki temu może otrzymać wsparcie na wielu płaszczyznach i dotrzeć do większej liczby odbiorców. Bibliotekarze poszukują sojuszników w różnych miejscach. Nawiązują relacje z organizacjami pozarządowymi, przedstawicielami biznesu i lokalnych firm prywatnych, a także z innymi instytucjami publicznymi. W ten sposób zwiększają obszar oddziaływania. Czasami jednak partnerstwa - bo o nich mowa są dalekie od oczekiwań oraz pokładanych w nich nadziei a przez to stają się przyczyną rozczarowania i frustracji. 

Łatwo jest mówić o współpracy partnerskiej, natomiast dużo trudniej ją wdrożyć i budować trwałe, efektywne relacje. Podejmowanie inicjatyw wraz z innymi podmiotami niesie ze sobą wiele korzyści, ale wymaga cierpliwości, determinacji a niekiedy nawet odwagi. 

Czym właściwie jest partnerstwo? Jaka jest prawdziwa istota i znaczenie współpracy? Jakie możemy mieć korzyści oraz jakie napotkać trudności? I przede wszystkim co zrobić, aby relacje były wartościowe i trwałe? Spróbujmy odpowiedzieć na te pytania analizując krok po kroku etapy i kluczowe elementy współpracy. 

W encyklopediach, słownikach i literaturze przedmiotu znajdziemy wiele definicji partnerstwa. Ze wszystkich przebija jednak przekonanie, że partnerstwo powinno służyć przede wszystkim współdziałaniu i rozwiązywaniu określonych problemów oraz zaspokajaniu potrzeb społecznych. W takim znaczeniu, jest to sposób działania wykorzystywany przez wszystkie sektory - publiczny, gospodarczy i społeczny. Możemy wyróżnić kilka elementów, które są kluczowe w tak rozumianej współpracy, opartej przede wszystkim na:

  • dobrowolnym współdziałaniu różnych podmiotów i osób,
  • działaniu na rzecz osiągnięcia wspólnych celów,
  • wspólnym ponoszeniu ryzyka,
  • wnoszeniu własnych zasobów,
  • wspólnym odnoszeniu korzyści,
  • poszukiwaniu innowacyjnych rozwiązań,
  • dążeniu do efektywnej realizacji założonych działań.

Każda relacja zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym ma swój niepowtarzalny przebieg. Podobnie jest podczas nawiązywania współpracy. Musimy pamiętać, że nie istnieje jeden idealny model budowania relacji i działania z partnerami. Niezależnie jednak od indywidualnego charakteru każdego partnerstwa, wynikającego z założonego celu, określonych warunków i zasobów, możemy wskazać kilka podstawowych kroków zawiązywania współpracy

    • Określenie wyzwania i pomysł na działanie - to moment kiedy identyfikujemy potrzebę lub problem, zbieramy informacje, diagnozujemy i formułujemy wyzwanie.  Budujemy wizję dla naszego partnerstwa,
    • Identyfikacja i poszukiwanie partnerów - zastanawiamy się kogo potrzebujemy, aby móc zrealizować działanie i poszukujemy odpowiednich partnerów. Możemy wziąć pod uwagę kryterium celu, ale również miejsca (najpierw szukajmy sojuszników w najbliższym otoczeniu),
    • Zawiązanie partnerstwa - opracowujemy wspólną wizję projektu, ustalamy cele (ważne jest, aby dobrze zrozumieć oczekiwania i potrzeby partnerów),
    • Ustalenie zasad współpracy i podział obowiązków - ustalamy zasady, dopracowujemy konkretny projekt i określamy plan działań,
    • Zapewnienie potrzebnych zasobów - to moment kiedy identyfikujemy jakich zasobów będziemy potrzebować, zarówno finansowych jak i pozafinansowych i staramy się je pozyskać,
    • Realizacja projektu - po uzgodnieniu szczegółów projektu i zgromadzeniu potrzebnych zasobów rozpoczynamy realizację projektu – zgodnie z ustalonym harmonogramem, w celu osiągnięcia uzgodnionych rezultatów,
    • Monitoring i ewaluacja - sprawdzamy czy współpraca wpływa na efektywność działań, jaki jest zasięg oddziaływania,
    • Ocena partnerstwa - zadajemy sobie pytanie w jaki sposób współpraca wpłynęła na realizację celów, jak wpłynęła na zaangażowane w nią podmioty?
    • Kontynuacja lub zakończenie współpracy.

Korzyści wynikające ze współpracy

Współpraca z partnerami, niesie za sobą zarówno ryzyko jak i szereg korzyści. Wśród nich wymienić można:

  • różnorodne i innowacyjne podejścia do problemów i metod ich rozwiązywania,
  • dokładniejsze i bardziej trafne zdiagnozowanie potrzeb i problemów grup docelowych, a przez to poprawa efektywności działania, 
  • działanie w synergii będące rezultatem połączenia sił,
  • szerszy zasięg oddziaływania,
  • skuteczniejsza promocja i upowszechnianie projektu,
  • wzmocnienie potencjału wewnętrznego partnerów, 
  • wzrost wiarygodności partnerów,
  • dostęp do różnych zasobów.

Jedną z ważnych zalet współpracy partnerów jest dostęp do szerokiego wachlarza zasobów zarówno finansowych, ale przede wszystkim niefinansowych, którymi dysponują poszczególne organizacje i instytucje. Realizując projekt we współpracy z innymi podmiotami, warto zidentyfikować zasoby i stworzyć wspólną mapę opartą o następujące kategorie:

  • finanse
  • ludzie
  • kompetencje/wiedza
  • sieci kontaktów
  • przestrzeń
  • sprzęt i materiały
  • kanały komunikacji/ promocja
  • odbiorcy 

Niejednokrotnie zdarza się, że działając w izolacji poszczególne instytucje, czy organizacje konkurują ze sobą, lub też powielają działania (prowadzą podobne projekty) przez co marnują swoje zasoby. Współpraca pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów i realizację większej liczby działań na wysokim poziomie.

Obok zasobów równie ważnym aspektem współpracy jest rozwijanie nowych umiejętności. W tym kontekście każde partnerstwo może być postrzegane jako forma aktywnego uczenia się, w której zaangażowanie osoby uczą się poprzez działanie. Projekty realizowane we współpracy z innymi mogą – obok dążenia do osiągnięcia założonych celów – stanowić doskonałą okazję do poszerzania swojej wiedzy i umiejętności oraz zdobywania nowych doświadczeń zawodowych. Prawdziwa współpraca zmienia osoby, które się w nią naprawdę głęboko zaangażują, jest doskonałym bodźcem do rozwoju.

Ryzyko i potencjalne trudności 

Każde działanie jest obarczone pewnym ryzykiem. Kiedy realizujemy projekt samodzielnie, łatwiej jest zapanować nad całością i dopilnować poszczególnych etapów. Nieco trudniej jest kiedy odpowiedzialność rozkłada się na kilka organizacji. Wtedy planowanie i realizacja musi opierać się z jednej strony na zaufaniu, z drugiej zaś na niezwykle czujnym monitorowaniu procesu przez wszystkich partnerów. Dla każdego członka projektu, ryzyko może być związane z jednym z kilku obszarów:

  • Wizerunek – dla wszystkich instytucji, organizacji czy firm niezwykle ważna jest reputacja. Przy współpracy partnerskiej może czasem pojawić się obawa o pogorszenie wizerunki jeśli np. projekt nie powiedzie się, lub któraś ze stron porozumienia nie wywiąże się ze swoich zobowiązań.
  • Autonomia – współpraca wiąże się z koniecznością konsultowania ewentualnych zmian lub dodatkowych działań z partnerami. Przez to autonomia w obszarach związanych z projektem może być ograniczona,
  • Konflikt interesów – w pewnych sytuacjach może okazać się, że oczekiwania czy potrzeby poszczególnych organizacji stoją w konflikcie ze sobą,
  • Zaangażowanie zasobów zasobów – partnerstwo zazwyczaj wymaga sporych nakładów czasem jednak może się okazać, że jedna lub więcej organizacji musi włożyć więcej zasobów niż było zakładane, 
  • Konkretne wyzwania związane z realizacją projektów – każdy projekt niesie ze sobą indywidualne ryzyko.

Jak widać jest wiele czynników, które składają się na udaną współpracę. Znajomość kolejnych kroków w nawiązywaniu relacji z partnerami oraz świadomość potencjalnych korzyści i trudności może pomóc nam efektywniej współdziałać z innymi. Podejmując się nawiązania współpracy pamiętajmy, aby starać się budować prawdziwe relacje :)