Najważniejsze, aby przed spotkaniem wszyscy uczestnicy wiedzieli, w jakim celu się tu spotykają. Należy przygotować miejsce do intensywnej pracy i burzy mózgów. Warto mieć kilka osób, które znają się na temacie projektowanego szkolenia oraz kogoś, kto już projektował szkolenia online i mógłby poprowadzić spotkanie.

Przyda się na tym etapie "Instrukcja Medialabu" http://labkit.pl/wp-content/uploads/2011/12/Medialab.-Instrukcja-obs%C5%82ugi.pdf

Warto też sprawdzić potrzeby szkoleniowe grupy docelowej, aby szkolenie nie było tylko sztuką dla sztuki i opracować pomysły na zastosowanie projektu w społeczności.

Należy zadbać o wprowadzenie uczestników w główne założenia kursu i możliwości, jakie ma platforma e-learningowa biblioteki. Następnie specjalista z pomocą bibliotekarzy prowadzi burzę mózgów na temat celów edukacyjnych szkolenia oraz ułożenia materiału. Następnie uczestnicy dzielą się na grupy (ważne, aby w grupie były osoby, które znają się na danym temacie oraz Ci, dla których temat jest nowy. Na koniec uczestnicy wymyślają akcje/imprezy biblioteczne, które mogą się odbyć na bazie tego szkolenia. Takie spotkanie może odbyć się w dzień, jak i w nocy. Dzień jest mniej problematyczny, spędzenie wieczoru i nocy w bibliotece ciekawsze, aczkolwiek ma swoje wady (organizacyjne, psychologiczne itp.).

Aby kurs mógł zostać opublikowany zgodnie z prawami autorskimi uczestnicy powinni np. w regulaminie imprezy przeczytać, że wszystko, co jest ich produktem wytworzonym na spotkaniu będzie oznaczone licencją CC-BY (lub inną) i że zgadzają się na opublikowanie swojej pracy na takich warunkach.