Jednym ze sposobów na poszerzenie działań bibliotecznych jest rozpoczecie prostej digitalizacji dokumentów bibliotecznych. Digitalizacja często kojarzy się z bibliotekami cyfrowymi, rozbudowanymi procedurami przetwarzania zasobów oraz bogato wyposażonymi, kosztownymi pracowniami skanowania i obróbki cyfrowych dokumentów. Oczywiście istnieją dobrze wyposażone ośrodki, lecz warto wiedzieć, że duża część utworzonych w Polsce zasobów, została przygotowana z użyciem prostego sprzętu i niedrogiego oprogramowania. O ile koszty rozbudowanych i uniwersalnych pracowni i digitalizacyjnego zaplecza można mnożyc praktycznie w nieskończoność, przygodę z digitalizacją można dobrze rozpocząć i kontynuować za stosunkowo niewielkie pieniądze. W Polsce digitalizację podejmuje wiele średnich i małych instytucji. Aby udostępniać unikatowe i ważne zasoby globalnej publiczności wielkość instytucji nie ma praktycznie znaczenia.

Paradoksalnie nie ma też istotnego znaczenia to, czy w naszej instytucji są "łatwe" do skanowania zbiory. "Łatwe" to takie, które należą do nas i najlepiej takie, które nie sa już objęte majątkowym prawem autorskim i w dobrym stanie fizycznym. Zawsze można nawiązać współpracę z innymi lokalnymi instytucjami oraz osobami prywatnymi. Szczególnie kolekcjonerskie kolekcje kryją wiele cennych dokumentów.

Tu też pewne zastrzeżenie : w dalszej części opisu padną nazwy konkretego oprogramowania i sprzętu. Nie mają one charakteru reklamy tych rozwiazań, lecz w zamierzeniu są wskazówkami i pomocą, opartymi na wieloletnich doświadczeniach bibliotekarzy cyfrowych, którzy zazwyczaj działają w warunkach znaczego deficytu.

Digitalizować warto z wielu powodów, przy czym z tych "podręcznikowych" wymienia się dwa:

1. Digitalizacja stanowi jedną z metod ochrony zbiorów . Oczywiście zeskanowanie dokumentu nie sprawi, że jego papier będzie trwalszy i druk wyraźniejszy. Lecz cyfryzacja pozwala na bardzo wierne zarejestrowanie obrazu dokumentu i zachowanie go na przyszłość środkami nowej technologii. O ile oryginał jest cenny i już nieco nadszarpnięty zębem czasu, może on zostać wycofany z obiegu czytelniczego. W jego miejsce możemy udostępniać bogatszą w możliwości, cyfrową reprezentację dokumentu. Digitalizować także warto ze względu na:

2. Udostępnianie treści dokumentów w postaci cyfrowej. Cyfrowy dokument ma wiele zalet: łatwo go rozpowszechniać, zapisywac na kolejnych nośnikach, umieścić w Internecie, przesłać mailem, a nawet .... wydrukować na papierze. Jeśli to dokument tekstowy, przeprowadzone rozpoznanie tekstu pozwala na jego zindeksowanie, przeszukiwanie i kopiowanie do innych programów. Jednym słowem digitalizacja zwiększa potencjał komunikacyjny dokumentu .

Warto dodać, ze digitalizacja ma ogromny potencjał promocyjny , zarówno dla instytucji ją prowadzącej, jak i udostępnianych, nieraz rzadkich i lokalnych dokumentów. Jej umiejętne rozwinięcie sprawia, że nawet mała instytucja może być lokalnym ośrodkiem współpracy z innymi instytucjami i osobami prywatnymi nad prezentacją dokumentowego bogactwa regionu. Przykładem może być Miejska i Gminna Biblioteka Publiczna w Głubczycach http://www.glubczyce.e-bp.pl/, która dzięki rozbudowaniu sieci kooperacji utworzyła i prezentuje pokaźną (ponad 3 tys.) kolekcję dokumentów w Śląskiej Bibliotece Cyfrowej: http://www.sbc.org.pl/dlibra/collectiondescription?dirids=100 i jest 4. (na 62) instytucją w ŚBC pod względem rozmiaru dokumentów. Mówiąc krótko, koledzy z Głubczyc skonstruowali "cyfrowy odkurzacz" dokumentów swojego regionu, z powodzeniem poszerzając swoją kolekcję w ŚBC.

A dlaczego mielibyśmy w ogóle skanować treści nie należące do nas? Dlatego, że i one stanowią część kulturowego, choć tylko lokalnego dziedzictwa i wiele z nich bez digitalizacji po prostu kiedyś zaginie. Są często unikatami (dokumenty prywatne, rękopisy), publikacjami niskonakładowymi i efemerydami, których szersza publiczność nie ma szans obejrzeć w postaci analogowej. Doświadczenie regionalnych bibliotek cyfrowych pokazuje, że nawet bardzo lokalne dokumenty cieszą się znaczną popularnością w świecie.

I jeszcze powód ostatni i całkiem ważny. Bo digitalizacja fajna jest! W dodatku i trendy i sexy! Przełamuje tradycyjna biblioteczną rutynę (jeśli ktoś na nią cierpi), stawia wyzwania, zmusza do ruszenia głową, przydaje nowych umiejętności, stymuluje nowe kontakty. A nieraz pozwala na pozyskanie środków projektowych lub sponsorskich dla instytucji.

Jeśli zachowuje się podstawowe reguły tworzenie zasobów, zmienić można wiele. Gdy dysponujemy większymi zasobami (ilość, format) i chcemy mieć własne zaplecze, warto zainwestować np. w skanery większego formatu. Przykład https://www.avision.com/motion.asp?lgid=2&menuid=10075&prodid=121298&cat=13 lub http://plustek.com/pl/products/opticbook-series/opticbook-a300/ . Format A3, bardzo szybki i zautomatyzowany. Lecz ich koszt to ok. 4-6 tys. zł.

Jeśli zbiór do digitalizacji jest znaczny - a nie chcemy inwestować w sprzęt, można rozważyć zakup usługi digitalizacji. Lecz jej kontraktowanie, sposoby kontroli i odbioru cyfrowego zasobu od wykonawcy wykraczają poza tę inspirację.

O ile digitalizację realizuje się w sposób ciągły i "na poważnie", trzeba jej przydzielić odpowiednie zasoby. Koszty to sprzęt. praca ludzi, ich przyuczenia, poszukiwanie dokumentów, etc. Ale też nie zawsze taką digitalizację trzeba wykonywać. Może być ona (w tańszym wariancie) możliwością, z której korzystamy, gdy spotkamy ciekawe zasoby, ludzi gotowych pomóc w dotarciu do nich, w ich skanowaniu i obróbce ... Digitalizacja, mimo, że dość inżynierska - ma duży potencjał społeczny. Jedno nawet niewielkie stanowisko do skanowania może wprowadzić ważny wątek do biblioteki i dać wiele radości bibliotekarzom i użytkownikom bibliotek.