-
Sceariusz
-
Publikacja: 11.08.2015
-
Edycja: 11.08.2015
-
3
-
- Budżet działania: 0-5000 zł
- Czas przygotowania: 2-5 dni
- Czas trwania: 1 dzień
- Liczba organizatorów: 1-3
- Liczba uczestników: 1-20
Podstawą dobrej współpracy w zespole jest nie tylko dobry podział zadań i ich koordynacja, ale także utrzymanie właściwej atmosfery. W związku z tym warto troszczyć się o odpowiednie budowanie zespołu, określane często angielskim terminem teambuilding . Spełnia ono kluczową rolę kiedy zaczynamy pracę z grupą nową lub po dużych zmianach kadrowych. Równie istotne jest jednak i to, by zespół regularnie "podbudowywać", czyli dbać o to, aby zaufanie i dobre relacje utrzymywały się na wysokim poziomie.
Jedną z rzeczy, którą można w tym celu robić, jest regularne organizowanie spotkań zespołu. Poniżej znajdują się propozycje, jak takie spotkania mogą wyglądać i na czym warto się podczas nich skupiać.
Spotkania budujące zespół mogą wydawać się dodatkowym obciążeniem i czasem spędzanym w pracy "nieproduktywnie" - wszak bezpośrednio nie realizujemy zadań naszej instytucji, a obowiązków nie ubywa. Spotkania takie sprawiają jednak, że powstaje efekt synergii. Z grupy osób pracujących obok siebie w jednej instytucji stajemy się prawdziwym zespołem - nie tylko wspierającym się w obowiązkach służbowych, ale i wszelkich trudnych sytuacjach w miejscu pracy.
By osiągnąć wysoką jakość współpracy należy spełnić kilka warunków. Efektywnym zespołem nazwiemy taki, w którym odnajdziemy:
-znajomość wspólnego celu przez wszystkich jego członków,
-wzajemnie zaufanie,
-dobrą atmosferę w zespole,
-właściwy podział zadań,
-skuteczną komunikację,
-wysoką motywację.
Część z tych aspektów – na przykład odpowiedni podział zadań i skuteczne motywowanie – zależą w głównej mierze od działań bezpośredniego zwierzchnika danej jednostki – dyrektora/dyrektorki lub kierownika/kierowniczki. Wiele aspektów musi być jednak budowane przy udziale wszystkich członków zespołu, i na tych właśnie powinny się koncentrować aktywności będące treścią spotkań zespołu.
Pierwszym etapem przygotowywania spotkania zespołowego jest określenie celu, czyli odpowiedzenie sobie na pytanie - dlaczego chcemy je zorganizować? A innymi słowy - na jaką potrzebę lub brak ma ono odpowiedzieć?
Poniżej zamieszczam krótki kwestionariusz, pozwalający ocenić zespół na przytoczonych wcześniej wymiarach. Ważne, aby takiej oceny dokonały wszystkie osoby w zespole. Po pierwsze, częstość pojawiania się danych obszarów jako wymagających poprawy (oceny 1 i 2) wskaże, czym zająć się najpierw. Po drugie, już same różnice w ocenie zespołu między poszczególnymi jego członkami mogą być wspaniałym materiałem do dyskusji nad tym, jak nam się razem pracuje.
Po ustaleniu celu spotkania należy zastanowić się nad jego formą. Jej wybór zależy przede wszystkim od celu, jaki chcemy zrealizować - inny charakter będzie miało spotkanie gdzie dyskutować będziemy nad strategią działania bibioteki, a inny takie, na którym chcemy się lepiej poznać. Trzeba też spojrzeć na dostępne zasoby - czas (czy możemy pozwolić sobie na spotkanie całodniowe, czy jedynie popołudniowe), budżetu (czy możemy wynająć facylitatora spotkania albo zapewnić niestandardowe materiały) oraz ludzi (kto może nam pomóc w przeprowadzeniu spotkania zespołowego).
Także na etapie określania szczegółów spotkania, jego formy i terminu, warto konsultować się z wszystkimi członkami zespołu, budując w ten sposób ich motywację do udziału. Pracownicy mogą też wziąć udział w przygotowaniu spotkania, w miarę chęci, dostępnego czasu i kompetencji (np. dzięki dobrym relacjom z pobliską kawiarnią mogą załatwić użyczenie sali na spotkanie).
-
Określenie potrzeb zespołu lub aspektów wymagających zajęcia się nimi.
-
Określenie, na której potrzebie się skupiamy i wybór sposobu, w jaki to zrobić
-
Określenie dostępnych zasobów - m.in. czas, materiały, budżet czy wsparcie z zewnątrz (np. zaprzyjaźnieni eksperci)
-
Ustalenie z zespołem terminu i kształtu spotkania, rozdysponowanie zadań do zrobienia (o ile jakieś są)
Spotkanie integracyjne może przybrać wiele form. Wybór konkretnej z nich będzie uzależniony oczywiście od możliwości danej biblioteki, ale przede wszystkim - od celu, jaki chcemy zrealizować. W załączniku znajdują się opisy kilku rodzajów spotkań i działań, jakie można zorganizować by budować zespół, wraz z informacjami na temat tego, na jakie aspekty współpracy wpływają. Na podstawie tych ogólnych kierunków, w oparciu o dodatkową literaturę, własne zasoby czy pomoc ekspercką można mnożyć ciekawe, niestandardowe i - co najważniejsze - skuteczne formy budowania współpracy w zespole bibliotecznym.
Warto, by tego typu spotkania stały się stałym elementem życia zespołu biblioteki. W ten sposób z jednej strony zostanie wytworzona swego rodzaju "norma" zwracania uwagi na ten aspekt pracy, a z drugiej - zwiększać się będzie otwartość poszczególnych osób do dzielenia się różnymi przemyśleniami na forum grupy.
15
