Praca w grupach roboczych na odległość


Pomysł na działanie

Na czym polegało przedsięwzięcie?

Praca zespołowa, a tym bardziej ta która jest prowadzona na odległość, jest często wyzwaniem. Całe szczęście istnieje coraz więcej bezpłatnych programów i aplikacji komputerowych ułatwiających współpracę z większą liczbą osób zaangażowanych w realizację wspólnego celu.


Poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek jak zwiększyć efektywność takiej pracy i z jakich narzędzi internetowych korzystać.

Dlaczego warto?

Stare afrykańskie przysłowie mówi If you want to go fast, go alone. If you want to far, go together., co oznacza Jeśli chcesz iść szybko, idź samemu. Jeśli chcesz dojść daleko, idź wspólnie z innymi.


To przysłowie świetnie oddaje ideę pracy grupowej, o której na pewno można powiedzieć, że wymaga czasu, ale również, że przynosi rezultaty w postaci większej liczby kreatywnych rozwiązań, wzmocnionych więzi pomiędzy członkami zespołu oraz skuteczniejszego pokonywania barier.

W trakcie przygotowania

Ustalenia związane z formułą pracy grupowej podjęte podczas przygotowań do niej są bardzo istotnym czynnikiem powodzenia przyszłej współpracy.


Etap planowania pracy grupowej może przebiegać bardzo podobnie do planowania realizacji projektu.
Po pierwsze, warto zastanowić się i wspólnie przyjąć, co jest celem i jakie mają być rezultaty pracy zespołu (znajomość i zrozumienie dla wspólnych celów jest bardzo ważne, bo pozwala ludziom identyfikować się z nimi).


Następnie należy zaplanować krok po kroku jak ten proces będzie przebiegał.


Zanim zaczniemy pracę warto ustalić:
- jaki jest podział ról (kto jest odpowiedzialny za jakie zadania, kto koordynuje całość procesu)?
- z jakich narzędzi internetowych ułatwiających pracę będzie korzystała cała grupa?
- jak będzie wyglądała komunikacja między nami (kto z kim uzgadnia jakie kwestie i kto komunikuje całej grupie finalne ustalenia)?
- jakim harmonogram pracy przyjmujemy?


Na koniec warto również porozmawiać o ryzykach i pomysłach na radzenie sobie z nimi. Na przykład, co się dzieje, gdy ktoś nie wywiąże się z terminu.


Niestety większość zaawansowanych narzędzi internetowych jest dostępna tylko w języku angielskim - wówczas przyda się internetowy translator taki jak ten: https://translate.google.com/


Jest jednak już kilka programów, które mają swoje polskie wersje językowe i jest to cały pakiet narzędzi Google.

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?

  • **Świadomość kompetencji** związanych z korzystaniem z tych narzędzi w grupie osób, z którą pracujesz.

  • **Wiedza na temat bezpłatnie dostępnych narzędzi internetowych** wspierających zarządzanie projektami i komunikację na odległość, takich jak: Google (https://www.google.pl/), Asana (https://asana.com/‎) czy Trello (https://trello.com/‎)

Jak krok po kroku przebiega etap przygotowań?

  1. Może być potrzebne jakieś mini szkolenie dla osób, które mniej sprawnie się posługują komputerem i internetem. Warto o nie zadbać na początku.

  2. Wspólnie podejmijcie decyzję na jaki model pracy się zgadzacie.

  3. Jednocześnie sprawdź jaki jest poziom kompetencji i gotowości nabywania nowych wsród grupy współpracowników. Możesz do tego posłużyć się ankietą Google.

    Instrukcja_tworzenie_ankiety_Google.pdf
  4. Zastanów się co Wam, jako grupie, jest najbardziej potrzebne. Wspólny kalendarz, czy może wspólny folder do umieszczania dokumentów, a może bardziej zaawansowane narzędzie takie jak Trello czy Asana służące przypisywaniu zadań poszczególnym osobom, wyznaczania deadline'ów (terminów) i monitorowania realizacji zadań.

  5. Poznaj możliwości narzędzia Trello. Instrukcję obsługi w jęz. angielskim znajdziesz tu: https://trello.com/tour

  6. Przejrzyj możliwości narzędzia Asana. Krótki filmik po angielsku prezentujące je jest tu: https://asana.com/guide/videos/two-minutes?utm_source=inproduct&utm_campaign=videobar

  7. Warto "przeklikać się" przez narzędzia internetowe firmy Google, takie jak Kalendarz, Dysk (możliwość wspólnego tworzenia dokumentów), Zdjęcia (wspólne albumy obrazów). Tutaj znajduje się instrukcja korzystania z nich: http://www.google.com/intl/pl/drive/apps.html

W trakcie realizacji

Sukces we współpracy grupowej opiera się na kilku kluczowych elementach opisanych poniżej.


1. Czas:
- warto zadbać o określenie dyspozycyjności poszczególnych osób - wówczas wszyscy mają jasność czego mogą się spodziewać;
- warto ustalać "deadline'y" (czyli konkretne, dzienne ostateczne terminy realizacji poszczególnych zadań), ale jednocześnie pamiętać, aby przewidzieć margines na wszelki wypadek;
- ważne jest otwarte komunikowanie problemów z utrzymaniem rygoru czasowego - wówczas wspólnie można szukać rozwiązań;


2. Podział zadań:
- bardzo istotny jest sprawny koordynator, który zarządza realizacją zadań (przydziela je, koordynuje w czasie itp.);
- ważna jest również elastyczność czasowa uwzględniająca margines błędu;
- kluczową rolę gra monitorowanie realizacji zadań, co umożliwia odpowiednio wcześniej reagowanie na pojawiające się problemy (np. przesuwanie zadań w czasie lub pomiędzy osobami);


3. Koordynator / lider:
- daje poczucie bezpieczeństwa, ale też dba o realizację celu (przypomina go całej grupie);
- ważne jest zrozumienie jego funkcji - tego, że koordynuje realizacje zadań, a nie robi wszystko za innych;
- rozdziela zadania i monitoruje ich realizację;
- pamięta o terminach;
- dba o członków zespołu;
- dostaje wsparcie od grupy;


4. Komunikacja:
- kluczowe jest wspólne zrozumienie celu i procedur - warto je przypominać;
- właściwe narzędzia internetowe sprzyjają niwelowaniu nieporozumień dotyczących terminów, podziału zadań itp.


Poniżej znajdziesz listę narzędzi, które mogą pomóc koordynatorowi i zespołowi we wspólnej pracy.

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?

Jak krok po kroku przebiega etap realizacji?

  1. Tutaj po prostu trzeba działać :)

  2. Jeśli masz jakiś problem warto zajrzeć, jak z podobnym wyzwaniem radzą sobie inni: http://www.simplybusiness.co.uk/microsites/productivity/collaboration-guide/

Po zakończeniu

Na zakończenie wspólnej pracy warto podsumować co się udało a co nie. Jakie narzędzia działały w naszym przypadku, a które nie. Może warto poszukać jakiś nowych.


I oczywiście warto świętować ukończenie wspólnej pracy!

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?

Co krok po kroku działo się po zakończeniu głównej fazy działania?

  1. Świętujecie według własnego pomysłu :)

Dziel się wiedzą, mnóż pomysły!

Co mogłoby być zrobione inaczej?

Tu wszystko można zrobić inaczej! Jeśli masz sprawdzone metody na pracę grupową, a na dodatek na odległość, podziel się nimi.

Dodatkowe uwagi

Inspiracja jest wynikiem warsztatu zorganizowanego podczas spotkania sieci LABiB, w trakcie którego zostały zebrane doświadczenia uczestników warsztatu związane z pracą grupową na odległość.